Конкретная ситуация: «Управление информацией в туристической фирме "АС"»
Целесообразность и необходимость автоматизации.
В настоящее время ни для одной из туристических фирм мира не является секретом тот факт, что выживает в условиях жесткой конкуренции та фирма, которая в процессе своей деятельности применяет информационные технологии, позволяющие наиболее эффективно и быстро обслужить клиента. В конечном счете, речь идет об обслуживании клиента в режиме реального времени «on-line». Фирма «АС» является абонентом сетей «ГАБРИЭЛЬ» и «СИРЕНА», что позволяет ей быстро бронировать билеты на авиаперевозки. Но что касается внутренней деятельности фирмы, то у нее имеется ряд проблем:
в связи с растущей конкуренцией необходимо постоянно сокращать время переработки информации;
плохо налажена система поиска необходимой информации;
возникают проблемы с хранением большого количества информации;
в связи с большим объемом документооборота теряется оперативность работы;
растет объем перерабатываемых промежуточных данных;
достаточно сложно быстро и качественно принимать решения по поводу организации новых туров и экскурсий.
В связи с этим руководство компании пришло к выводу о необходимости внесения коррективов в деятельность фирмы. Было определено, что существует несколько путей повышения эффективности деятельности фирмы:
совершенствование технологических процессов обработки информации; автоматизация делопроизводства;
перераспределение некоторых функций между подразделениями фирмы;
учет и сокращение документооборота;
использование современных информационных технологий (сети, факс, модемные коммуникации и т.д.) для контактов с партнерами; совершенствование состава и форм документов организации;
материальные поощрения туристическим агентам (по результатам привлечения клиентов).
Мы будем здесь обсуждать все эти возможности. Остановимся только на основных направлениях совершенствования состава и форм документов организации.
Такими направлениями, ведущими к снижению затрат на управленческие документы, являются:
унификация и стандартизация документов. Унификация заключается в установлении единообразия в составе и формах управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач. Стандартизация — форма юридического закрепления унификации;
учет и сокращение объема документооборота (под объемом документооборота понимается количество документов, зафиксированных в месте учета за выбранный отрезок времени. За единицу подсчета принимается как сам документ, так и каждая его копия. Объем документооборота — основное средство определения реальных потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и построения справочного аппарата. Главное условие сокращения документооборота — упорядоченность образования документов. Реальным же путем сокращения документопотока является как повышение качества самих документов как носителей информации, так и построение эффективных информационно-поисковых систем. При совершенствовании документооборота в условиях компьютерных технологий главная задача заключается в том, чтобы избежать параллельного участия в документообороте традиционной и электронной документации, содержащей дублирующую информацию. Поэтому для использования работниками рекомендуется направлять только переработанную и синтезированную документную информацию, а исходную сдавать в архив непосредственно после переноса на компьютерный носитель.
Характерной чертой рассматриваемой системы управления является наличие в ней людей, принимающих непосредственное участие в управлении технологическими процессами, так как по крайней мере часть вопросов, связанных с принятием решений по управлению, не может быть формализована, в силу чего выполнение некоторых функций возлагается на человека.
В результате анализа был выбран следующий список задач, предназначенных для автоматизации:
бронирование билетов;
принятие решений по поводу туров, не пользующихся спросом; принятие решений по разработке новых туров (сводная справка о количестве запросов);
выдача информации о турах, предлагаемых фирмой; выдача ваучера; выдача паспорта маршрута;
формирование акта о пробной обкатке маршрута; формирование акта о приеме-сдаче маршрута;
формирование приказа о разработке методического обеспечения маршрута;
Формирование приказа о создании нового тура.
В результате на фирме осуществляется быстрая обработка информации для решения тактических вопросов, подсчитываются агрегированные данные для использования при формировании стратегических решений. Теперь фирма «АС» работает с большей точностью, гибкостью, осуществляет более полный учет факторов при принятии решений.
Попробуем сравнить две системы: с неавтоматизированной (бумажной) и с автоматизированной информационной технологией.
В каждой из этих информационных систем есть преимущества и недостатки.
Преимущества неавтоматизированных (бумажных) систем:
простота внедрения уже существующих решений;
они просты для понимания и для их освоения необходимо минимум тренировки;
не требуются технические навыки;
они обычно гибкие и способные к адаптации для соответствия деловым потребностям.
Преимущества автоматизированных систем:
В автоматизированной информационной системе появляется возможность целостно и комплексно представить все, что происходит с организацией, поскольку все экономические факторы и ресурсы отображаются в единой информационной форме в виде данных.
Это позволяет процесс принятия решений рассматривать как информационную технологию.
Пример системы с неавтоматизированной (бумажной) и с автоматизированной информационной технологией.
