К настоящему времени сложились две основные формы организации обработки информации и использования технических средств — централизованная и частично или полностью децентрализованная.
Централизованная обработка информации и использования технических средств базируется на сосредоточении вычислительных ресурсов информационных систем в едином центре (чаще всего это большие ЭВМ и вычислительные комплексы), которые обрабатывают в нем информацию, а затем передают результаты пользователям. Достоинства централизации:
возможен сильный контроль за информационной системой и ее обслуживанием;
информационные ресурсы располагаются централизованно; данные и затраты на их создание не дублируются; имеется возможность обращения пользователя к большим массивам информации;
разделение данных в организации;
используются очень опытные специалисты для работы с информационной системой в центральном вычислительном центре;
имеется возможность управления большими и сложными проектами;
хорошие возможности для объединения и стандартизации;
легкость внедрения методологических решений по развитию и совершенствованию информационной технологии.
Недостатки централизованной организации информационной системы:
функции информационной системы должны появляться из реальных потребностей бизнеса, а не из задач саморазвития информационной системы;
информационные услуги не нацелены на персональное обслуживание. Пользователи рассматриваются как покупатели услуг, отсюда — ограничение возможностей пользователя в процессе получения и использования информации;
большие трудности в планировании информационных услуг и использовании информационных ресурсов;
могут быть большими затраты на содержание информационной системы, чем в децентрализованном случае; ограничена ответственность и мотивация персонала информационной системы, что не способствует оперативному получению информации пользователем.
Централизованный подход к организации информационной системы лучше всего применять, если:
существует необходимость полного контроля за информационной системой; организация мала;
в информационной системе используются очень дорогие ресурсы либо использование ресурсов ограничено; различные подразделения организации имеют похожие или одинаковые потребности, используются похожие операции;
имеет место монолитная организация с централизованным автократическим подходом к управлению; централизация является жизненной необходимостью. Децентрализация обработки информации и использования технических средств предполагает реализацию функциональных подсистем и осуществление обработки информации непосредственно на рабочих местах. В большинстве случаев технической основой децентрализованной обработки информации являются персональный компьютер и средства телекоммуникаций.
Достоинствами децентрализованной организации информационной системы являются:
информационные системы более интегрированы с бизнесом и лучше отвечают деловым потребностям, данные расположены близко к пользователям, пользователи хорошо понимают информацию;
гибкость структуры, обеспечивающая простор инициативам пользователя, у пользователей гораздо больше автономии; уменьшаются телекоммуникационные затраты; системы меньше и проще, поэтому ими проще управлять, создавать и поддерживать, уменьшается централизованный контроль;
